10 dicas para escrever e-mails incríveis

Com as facilidades que a tecnologia proporcionou, não demorou muito para que o e-mail fizesse parte da rotina do trabalho. Pela praticidade, é uma excelente forma de comunicação e, quando bem utilizado, reduz o desperdício de tempo, de papel (a natureza agradece!) e simplifica o trabalho.

Mesmo que passe um ar de informalidade, quando se trata de e-mail corporativo, a formalidade ainda existe. Mas o mundo virtual carregou uma linguagem bem própria, bastante informal e despreocupada com normas gramaticais.

É certo que o e-mail não substitui por completo o uso de documentos. Mas não deixa de sê-lo, isso porque o conteúdo fica registrado. Além disso, a comunicação escrita é mais limitada, já que a entonação faz toda a diferença nesse processo; por isso, é preciso ser objetivo e prestar atenção nos termos escolhidos.

Na correria do dia a dia, especialmente usando um celular, muitos não se preocupam com uma estrutura adequada para escrever. O que vale, então, é que a mensagem chegue o quanto antes e que também seja respondida a tempo. Portanto, cuidado redobrado ao enviar uma mensagem – e isso vale também para mensagens instantâneas, como Whatsapp, Messenger, Skype etc.

Lembre-se: a linguagem do e-mail depende do destinatário e do assunto. Não é preciso utilizar uma linguagem superformal. Apesar de permitir uma linguagem mais despojada, o e-mail tem uma estrutura semelhante. Não é preciso ter o mesmo modelo de uma carta convencional, mas alguns elementos podem se repetir, como vocativo, introdução, fecho e assinatura.

Separei, então, alguns toques para você ficar atento.

10 dicas para escrever e-mails nota 10

1. Seja claro e objetivo

Dá preguiça de ler um e-mail que comece com a frase “Venho por meio desta…”. Vá direto ao assunto. Ao contrário do que se pode pensar, não parecerá “seco” ao solicitar ou informar algo diretamente. Em suma, evita frases prolixas e clichês.

Não elabore textos longos. Se o e-mail facilita a vida, não há por que redigir um e-mail que equivalem a três páginas, por exemplo. Seja o mais sucinto que puder. Se for um e-mail promocional, por exemplo, seu leitor desistirá de ler no meio do caminho.

2. Formate adequadamente

Já recebeu um e-mail que começa com uma fonte, termina em outra, tem itálico onde não deve, trechos em negrito desnecessários, cores diferentes, tamanhos diferentes? Eu não paro para ler! Parágrafos desajustados também comprometem a legibilidade do seu texto.

Como não é possível deixar um recuo, como a gente faz no Word, então deixe um espaço de uma linha entre um parágrafo e outro. E nada de parágrafos longos, até porque e-mail não é um livro! De três a cinco linhas por parágrafo já é o suficiente para uma estrutura organizada visualmente.

3. Não GRITE

Visualmente, escrever uma frase com todas as palavras dá uma ênfase À MENSAGEM QUE VOCÊ ESTÁ ENVIANDO. Parece, na verdade, que você está gritando, exigindo. Pode parecer até arrogante. Quando não se tem a possibilidade de usar negrito ou itálico (o que não ocorre no e-mail, pois a maioria já dispõe de recursos para formatação), uso em uma palavra ou outra.

4. Avise que está em anexo

Se enviar um arquivo ou imagem em anexo ao escrever e-mails, é de bom tom mencionar que você anexou ao e-mail. Mesmo que esteja simbolizado com a imagem de um clipe, o aviso pode passar despercebido.

5. Falando em anexo…

Vamos aproveitar e falar de língua portuguesa. Um dos erros mais comuns é na hora de usar a palavra anexo ou a locução adverbial em anexo. Para começo de conversa, as duas formas estão corretas. A diferença é que a primeira é adjetivo e concorda com o substantivo, ou seja, varia. A segunda, por ter valor de advérbio, é invariável. Veja o exemplo:

Os arquivos seguem em anexo.
Seguem anexas as imagens.
Segue em anexo as imagens.

Ah, e nada de escrever “anexar junto”. A própria palavra já dá a ideia de junção. É pleonasmo na certa e o que queremos evitar aqui é qualquer deslize, como os vícios de linguagem. Na dúvida, não hesite em consultar o dicionário!

6. Cri… cri… cri…

Como dizem por aí, ninguém é obrigado a nada, mas, em se tratando de meio corporativo, é deselegante não responder a um e-mail, nem que seja ao menos para agradecer ou notificar que recebeu a mensagem.

7. Sete anos de azar?

As correntes viraram praga! Se você costuma enviar receitas, mensagens motivacionais, a oração da Nossa Senhora da Bicicletinha, melhor se controlar quando se tratar de e-mail corporativo (mensagens instântaneas também). Uma certa formalidade é exigida, afinal não estamos falando com nossos amigos, mas colegas de trabalho, chefes, subordinados, clientes.

Chega a ser constrangedor e, no português claro, queima seu filme. Lembre-se de que ética e bom senso são sempre bem-vindos. Sua mensagem revela muito de você, que está representando a empresa onde você trabalha. Acima de tudo, seja honesto e leal.

8. Envie mensagens personalizadas

Chamar a pessoa pelo nome dá a noção de exclusividade. Mostra que o receptor da mensagem é especial e, da sua parte, demonstra atenção e interesse.

No vocativo, mencione o nome da pessoa com quem você está se comunicando:

Bom dia, sra. Ana Paula!
Olá, Maria!

9. Dispense pronomes de tratamento ultrapassados

Se se pede objetividade no texto, então não precisa encher o seu destinatário de pronomes de tratamento.

Antigamente, era valorizado o estilo pomposo, com uso de vocábulos mais sofisticados e clichês. Hoje todo mundo tem pressa e, quanto mais objetivos e claros formos melhor!

Para não perder a formalidade, caso sua mensagem exija, chame de Senhor ou Prezado.

Dispense o uso de Ilustríssimo. Se for informal, um olá, bom dia, boa tarde já são suficientes. Além disso, atenção ao uso de doutor, que não é pronome de tratamento, mas título acadêmico para quem concluiu o doutorado.

10. Feche a mensagem apropriadamente

É bem frequente o uso de att ao escrever e-mails no sentido de atenciosamente. Saiba que esta é uma abreviação para a palavra inglesa attention, que significa atenção. O att equivale a aos cuidados de, também conhecido por A/C. Prefira usar a palavra por extenso. Em mensagens mais despojadas, pode ainda usar Até breve ou Até mais!.

E não menos importante: revise antes de enviar sua mensagem. Erros bobos podem passar despercebidos e, mesmo assim, comprometer a qualidade e a credibilidade de seu texto. Frases mais redigidas também podem causar uma interpretação inadequada. Portanto, revise! Se possível, leia a mensagem em voz alta.

*Por Marisol de Andrade, jornalista e professora de língua portuguesa. Amo estudar nossa preciosa língua. Moro em Praia Grande e trabalho em Cubatão. Compartilho dicas de português, leitura e às vezes me atrevo a escrever umas crônicas no meu blog Bem Expresso.